Перейти к основному содержимому

Импорт контактов в CRM

Функция импорта контактов доступна в панели администратора внутри карточки компании.

Для начала импорта нажмите кнопку «Импорт». После этого откроется окно загрузки Excel-файла.

Загрузите Excel-файл с контактами. После загрузки откроется окно с настройками импорта. В этом окне необходимо сопоставить столбцы из файла с полями CRM и указать дополнительные параметры импорта.

Настройка полей​

Имя

Поле «Имя» является необязательным. В Excel-файле столбец с именем может называться произвольно. При настройке импорта система позволит выбрать, какой именно столбец из файла соответствует полю «Имя» в CRM.

Номер телефона

Поле «Номер телефона» является обязательным. Столбец с номером телефона в Excel-файле также может иметь любое название. На этапе настройки импорта необходимо выбрать соответствующий столбец вручную.

Важно: если в строке отсутствует номер телефона или он указан некорректно, такой контакт может быть не импортирован.

Статус сделки

Поле «Статус сделки» является обязательным. Статус можно передать через Excel-файл, однако рекомендуется выбирать его непосредственно в настройках импорта. Это снижает риск ошибок, связанных с некорректным написанием статуса, регистром букв или использованием недоступного значения.

В CRM нельзя добавлять произвольные статусы через импорт. Можно использовать только те статусы, которые уже доступны в вашей компании.

Причина статуса

Поле «Причина статуса» является необязательным. Столбец с причиной статуса может называться в файле произвольно. При импорте можно выбрать, какой столбец соответствует этому полю.

При использовании причины статуса важно учитывать несколько условий:

  • у выбранного статуса в CRM должна быть заранее настроена соответствующая причина;
  • значение причины в Excel-файле должно быть указано корректно;
  • необходимо соблюдать точное написание и регистр символов;
  • если причина указана с ошибкой или отсутствует в настройках CRM, файл может загрузиться без этого параметра либо строка может быть обработана некорректно.

Пример:

79991112233 Новая Спам 79991112234 Новая

Где:

Новая — статус Спам — причина статуса

Если для статуса «Новая» причина «Спам» не настроена в CRM или указана с ошибкой, первая строка может не загрузиться корректно. Вторая строка загрузится без причины статуса.

Дата и время перезвона

Поле «Дата и время перезвона» является необязательным. Если по импортируемым контактам необходимо создать задачу на перезвон, рекомендуется указывать дату и время перезвона в настройках импорта.

Важно: при выборе даты и времени перезвона в CRM будет создана задача «Перезвонить». Если дата и время не выбраны, обращение попадёт в раздел «Необработанные».

Источник

Поле «Источник» является обязательным. Перед импортом базы источник необходимо заранее создать в настройках компании в разделе «Телефония». В Excel-файле столбец с источником может иметь любое название. На этапе настройки импорта необходимо выбрать соответствующий столбец.

Важно: значение источника в Excel-файле должно полностью совпадать с названием источника, который был создан в CRM ранее. Необходимо соблюдать точное написание, включая регистр букв, пробелы и специальные символы. Например, если в настройках компании создан источник «Авито», то в Excel-файле он также должен быть указан как «Авито». Значения «авито», «AVITO», «Авито» или «Авито заявки» будут считаться другими значениями и могут привести к ошибке при импорте или некорректному определению источника.

Рекомендуется перед загрузкой файла проверить, что все значения в столбце источника соответствуют источникам, созданным в CRM.

Регион проживания, регион регистрации и примечание

Поля «Регион проживания», «Регион регистрации» и «Примечание» являются необязательными.

Названия соответствующих столбцов в Excel-файле могут быть произвольными. При настройке импорта можно вручную выбрать, какие столбцы из файла соответствуют этим полям в CRM.

Важно: при заполнении полей «Регион проживания» и «Регион регистрации» необходимо учитывать точное написание региона в CRM. Значение в Excel-файле должно совпадать с названием региона, используемым в системе.

Например, если в CRM регион указан как «Московская область», то в Excel-файле также необходимо указывать «Московская область». Сокращения и альтернативные варианты написания, например «МО», «Моск. область» или «Московская обл.», могут быть не распознаны системой и привести к тому, что регион не будет заполнен корректно.

Перед импортом рекомендуется проверить значения в столбцах с регионами и привести их к единому формату, соответствующему справочнику регионов в CRM. Поле «Примечание» можно использовать для дополнительной информации по контакту. Значение из выбранного столбца будет добавлено в карточку контакта при импорте.

Настройка сделок

Завершающий этап импорта — настройка параметров сделок.

Изменять существующие сделки?

Есть несколько вариантов:(см. скриншот выше) Нет - сделки остаются с текущим первоисточником, если есть совпадение по номеру в базе. Да, все - меняет первоисточник у всех сделок, если есть совпадение по номеру в базе Да, неактуальные - меняет первоисточник у сделок, которые являются неактуальными, если есть совпадение по номеру в базе Да, неактуальные или со статусом "Корзина" - меняет первоисточник у сделки, которые являются неактуальными или в статусе "Корзина", если есть совпадение по номеру в базе

Неактуальные - сделки с любым статусом, где не было активности более 1 месяца

Тип обращения:

Два типа "Звонок" или "Заявка" нужно выбрать что-то одно. Если выбрали тип обращения "Заявка" вам так-же нужно будет выбрать "Тип заявки"

Отдел:

Выбрать нужный отдел для распределения импортированных контактов.

Теги:

Автоматически присваивается тег, по которому сможете найти данную выгрузку. Либо можно написать свой тег.

Дата создания:

Автоматически присваивается дата создания файла

После всех настроек, нажимаем "Импорт"

Просмотр результата импорта

После завершения загрузки в журнале импорта можно посмотреть информацию по загруженному файлу:

  • какой пользователь выполнил импорт;
  • название файла;
  • количество строк в файле;
  • количество успешно обработанных записей;
  • количество записей, которые не удалось импортировать;
  • дополнительную служебную информацию по загрузке.

Значение в столбце «Неуспешные» является кликабельным. Нажмите на него, чтобы посмотреть причины, по которым отдельные контакты не были загружены в CRM.

Пример отображения ошибок:

Рекомендации перед импортом

Перед загрузкой файла рекомендуется проверить:

  • наличие обязательных полей: номер телефона, статус сделки и источник;
  • корректность номеров телефонов;
  • отсутствие лишних пробелов в значениях;
  • правильность написания статусов и причин статусов, если они передаются через файл;
  • соответствие источников, отделов и типов обращений текущей логике работы компании;
  • отсутствие дублей, если их обработка не предполагается выбранными настройками импорта.

Возможные причины ошибок при импорте

Контакты могут не загрузиться или загрузиться частично по следующим причинам:

  • отсутствует номер телефона;
  • номер телефона указан в некорректном формате;
  • указан несуществующий статус сделки;
  • причина статуса не настроена в CRM;
  • причина статуса указана с ошибкой или в неверном регистре;
  • не указан обязательный источник;
  • выбран некорректный тип обращения;
  • в файле присутствуют пустые строки или некорректные значения.

Если после проверки файла и настроек импорта остаются вопросы, обратитесь в рабочий чат.

В целях конфиденциальности часть информации на скриншотах скрыта или заменена.